คู่มือ Outlook 2007
การ SYNC ข้อมูล SEND & RECEIVE ของ OUTLOOK กับ SERVER
1. กดที่เมนู “Send/Receive” เลือกที่ “Send/Receive Settings” จากนั้นเลือกที่ “Defind send/receive Groups” 2. ภายใต้หัวข้อ Setting for group “All Accounts” - Include this group in send/receive (F9). (กด F9 เพื่อสั่งให้ outlook sync อีเมล) - Schedule ...
วิธีสำรองข้อมูลหรือย้ายข้อมูลด้วย ARCHIVE
1. คลิกที่เมนู “File” เลือก “Archive” 2. จะมีหน้าต่าง Archive ปรากฏขึ้นมา - ให้เลือกที่ “Archive this folder and all subfolder” - เลือกโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ที่ต้องการ Archive mail หรือเลือกทั้งหมดกดที่ “Inbox” - Archive items older than 8/12/2559 ...
การสร้างโฟลเดอร์ย่อยไว้ใน INBOX
1. กดคลิกขวาที่ Inbox เลือกเมนูย่อย “New Folder” 2. จากนั้นจะมีช่องปรากฏขึ้นมาที่ด้านซ้ายมือใต้ Inbox ใส่ชื่อโฟลเดอร์ เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน
ทำให้การนัดหมายบนปฏิทินเป็นกิจวัตร
1. ไปที่ “New”กดที่ “Appointment” 2. เลือกเมนู “Recurrence” ที่ หมายเลข 1 จะมีหน้าต่าง Appointment Recurrence ปรากฏ รายการ Appointment time ที่หมายเลข 2 ให้เลือกช่วงเวลาที่เริ่มและสิ้นสุดการนัดหมาย รายการ Recurrence Pattern ที่หมายเลข 3 ...
เสนอเวลาใหม่สำหรับการประชุม
1. เมื่อได้รับอีเมลสำหรับการเชิญประชุม แต่ต้องการเปลี่ยนแปลงเวลาหรือขอเสนอเวลาในการประชุมใหม่ ให้ดับเบิ้ลคลิกเลือกอีเมลที่เชิญประชุม 2. หน้าต่างอีเมลจะปรากฏ ให้กดเลือก “Propose New Time” จากนั้นจะมี 2 ตัวเลือกให้เลือก - Tentative and Propose New ...
ตั้งค่าหรือล้างการเตือนของปฏิทิน
1. ไปที่แถบเมนู “File”เลือก “Options” 2. เลือกเมนู “Calendar” เมื่อต้องการเปิดหรือปิดตัวเตือนสำหรับการนัดหมายใหม่โดยอัตโนมัติ เลือกติ๊กถูกที่ “Default reminder” ให้เลือกระยะเวลาที่ต้องการให้มีการแจ้งเตือนปรากฏ จากนั้นกด “Ok”
ตั้งค่าตัวเลือกสัปดาห์การทำงานบนปฏิทิน
1. ไปที่แถบเมนู “Tools” เลือก “Options” 2. ไปที่ “Calendar Options” 3. จะปรากฏหน้าต่าง Calendar options ที่หัวข้อ Calendar Work time - Start time & End time เป็นการกำหนดชั่วโมงแรกและชั่วโมงสุดท้ายของวันทำงาน - Work week เป็นการเลือกสัปดาห์การทำงาน ...
การส่งอีเมลเชิญประชุม
1. กดที่ “New” จากนั้นเลือก “Meeting Request” 2. จากนั้นใส่รายละเอียดที่กรอบหมายเลข 1 ดังนี้ To: ใส่อีเมลของผู้ที่ต้องการนัดให้เข้าร่วมประชุม Subject: หัวข้อการประชุม Location: สถานที่ประชุม Start time: วัน เวลา ที่เริ่มประชุม End time: วัน เวลา ...
ตั้งปฏิทินให้แสดงหมายเลขสัปดาห์
1. ไปที่ “Tools” เลือกเมนู “Options..” 2. จากนั้นจะปรากฏ หน้า Options ไปที่เมนู “Calendar Options..” 3. หน้า Calendar Option จะปรากฏ ให้กดเลือก “Show week number in the Month View and Date Navigator” ที่หมายเลข 1 จากนั้น กด “OK” 4. ...
การนัดหมายแบบส่วนตัวบนปฏิทิน
ไปที่รายการนัดหมายที่ต้องการตั้งค่าให้เป็นส่วนตัวไม่ให้ผู้ที่ใช้ปฏิทินร่วมกันมองเห็น กดที่ “Private” จากนั้นกด “Save & Close” เสร็จสิ้นขั้นตอน
การเพิ่มวันหยุดประจำปีลงไปในปฏิทิน
1. ไปที่แถบเมนู “Tools” เลือกเมนู “Options” 2. จะปรากฏหน้าต่าง Options เลือกเมนู “Calendar Options” 3. จากนั้นให้กดที่ “Add Holidays..” 4. จะมีหน้าต่าง Add Holiday to Calendar ปรากฏ ให้เลือกประเทศที่เราต้องการทราบวันหยุด ในตัวอย่างเลือก Thailand ...
เปลี่ยนช่วงเวลาที่แสดงมุมมองของปฏิทิน
หน้าปฏิทิน ที่แถบเครื่องมือ Home จะเห็นว่ามีตัวเลือกสำหรับมุมมองของปฏิทิน - Day มุมมองสำหรับวันที่เลือก - Week มุมมองแบบ 1 สัปดาห์ - Month มุมมองแบบ 1 เดือน รูปตัวอย่าง เลือก “Month”
เปลี่ยนสีพื้นหลังบนปฏิทิน
1. ไปที่แถบเมนู “Tools” เลือก “Options” 2. ไปที่ “Calendar Options” 3. เลือกสีตามที่ต้องการ จากนั้นกด “OK” 4. จะได้สีตามที่เราเลือก เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน
เปลี่ยนการนัดหมาย
ให้ดับเบิ้ลคลิกรายการที่ต้องการเปลี่ยนแปลงบนปฏิทินของคุณ ตามหมายเลข 1 จากนั้นหน้าต่าง Appointment จะปรากฏ ให้แก้ไขรายการที่ต้องการ ตามหมายเลข 2 จากนั้นกด “Save & Close” รายการที่ถูกแก้ไขจะไปปรากฏอยู่บนปฏิทินของคุณ เสร็จสิ้นขั้นตอน
การเปลี่ยนแบบอักษรบนปฏิทิน
1. ที่หน้าปฏิทิน กดคลิกขวาที่พื้นที่ว่าง จะมีแถบเมนูปรากฏขึ้นมา ให้เลือก “Other Settings” 2.จะมีหน้าต่าง Format Calendar จะปรากฏ ให้กดที่ช่อง “Font” 3. หน้าต่าง Font จะปรากฏ ให้เลือกรูปแบบของตัวอักษรที่ต้องการ ...
การเปลี่ยนสเกลเวลาบนปฏิทิน
1. กดที่ “calendar” 2. จะปรากฏเป็นหน้าปฏิทิน ให้กดรูปแบบของปฏิทิน เป็น “Day” ที่หมายเลข 1 เพื่อจะได้เห็นรูปแบบของเวลา จากนั้นให้กด คลิกขวาที่พื้นที่ว่าง จะมีแถบเมนูปรากฏขึ้นให้กดที่ “Other Settings..” ที่หมายเลข 2 3. หน้าต่าง Format Calendar จะปรากฏ ...
การจัดการประชุมส่วนบุคคล
1. กดที่เมนู “New” จากนั้นเลือกเมนูย่อย “Meeting Request” 2. หน้า Meeting จะปรากฏ ช่อง To: ใส่อีเมลของผู้ที่ต้องการนัดให้เข้าร่วมประชุม (หากต้องการค้นหารายชื่อให้ดูที่ข้อ 3) ช่อง Subject: หัวข้อการประชุม ช่อง Location: สถานที่ประชุม ช่อง Start time: ...
สร้างการนัดหมาย
1. ไปที่ “New”กดที่ “Appointment” 2. จากนั้นจะมีหน้า Appointment ปรากฏ - กรอกที่ช่อง Subject ที่นัดหมาย - กรอกที่ช่อง Location ที่นัดหมาย - เลือกวันและเวลาที่นัดหมาย ใส่รายละเอียดเนื้อความหรือการตั้งค่าอื่นๆที่ต้องการ จากนั้น กด “Save & ...
การ SEARCH FOLDERS (MAIL EITHER UNREAD OR FLAGGED FOR FOLLOW UP)
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ เลือกรายการ “Mail either unread or flagged for follow up” จากนั้น กด “OK” 3. ...
การ SEARCH FOLDERS : OLD MAIL
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ ให้เลือกรายการ “Old mail” หากต้องการเห็นอีเมลที่เก่ากว่าให้กดเปลี่ยนแปลงที่ ...
การ SEARCH FOLDERS : LARGE MAIL
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ ให้เลือกรายการ “Large Mail” หากต้องการเพิ่มหรือลดขนาดไฟล์ของอีเมลที่ต้องการค้นหา ...
การ SEARCH FOLDERS (IMPORTANT MAIL)
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ เลือกรายการ “Important mail” จากนั้น กด “OK” 3. จะเห็นว่ามีโฟลเดอร์ Important mail ...
การ SEARCH FOLDERS (MAIL FLAGGED FOR FOLLOW UP)
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ เลือกรายการ “Mail flagged for follow up” จากนั้น กด “OK” 3. จะเห็นว่ามีเมนู For Follow Up ...
การ SEARCH โดย FILTER (อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน UNREAD)
1. คลิกขวาที่ ”Search Folders” และเลือก “New Search Folder” 2. เลือก “Unread mail” และกด “OK” 3. โฟลเดอร์“Unread mail” ปรากฏใน”Search Folders” คลิกขวา และเลือก “Add to Favorite Folders 4. โฟลเดอร์“Unread mail” จะปรากฏในส่วน Favorite Folders
การ SEARCH FOLDERS : MAIL WITH ATTACHMENT
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ ให้เลือกรายการ “Mail with attachment” จากนั้น ให้กด “OK” 3. จะเห็นว่ามีโฟลเดอร์ With ...
การ SEARCH FOLDERS : MAIL WITH ATTACHMENT
1. ที่ด้านซ้ายมือ จะมีเมนู Search Folders ให้คลิกขวาที่ “Search Folders” จะมีเมนูย่อย ให้กดเลือก “New Search Folder..” 2. จะมีหน้าต่าง New Search Folder ปรากฏ ให้เลือกรายการ “Mail with specific word” จากนั้น ให้กด “Choose” 3. ...
สร้างผู้ติดต่อจากบัตรอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับ
1. เปิดอีเมลที่ได้รับบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ให้คลิกขวาที่บัตรอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้นให้กด “Add to Outlook Contacts” (ตามรูป) 2. จะปรากฏหน้า Contact เพื่อให้เพิ่มข้อมูลของผู้ติดต่อ หากเพิ่มเสร็จแล้วให้กด “Save&Close”
สร้างรายชื่อผู้ติดต่อจากบุคคลภายในองค์กร
1. กดที่ “New” จากนั้นเลือก “Contact” 2. จากนั้นจะปรากฏหน้า contact ขึ้นมา ให้ใส่รายละเอียดของผู้ติดต่อ ตามที่ต้องการ หมายเหตุ ** เมื่อต้องการใส่รายการหลายรายการสำหรับข้อมูล เช่น หมายเลขโทรศัพท์ , ที่อยู่ หรืออีเมลมากกว่าหนึ่งรายการ ...
สร้างรายชื่อผู้ติดต่อจากภายนอกองค์กร
1. กดที่ “New” จากนั้นเลือก “Contact” 2. จะปรากฏหน้า Contact จากนั้นให้กด “Business Card” (นามบัตร) จะปรากฏหน้าต่าง Edit Business Card ที่ช่อง Fields ทางด้านซ้ายมือ ให้ดับเบิ้ลคลิกเลือกรายการต้องการใส่ไว้ในนามบัตร และให้กรอกที่ช่อง Edit ...
วิธีสร้าง FOLDER ใน MY CONTACT
1. เข้าที่ฟังก์ชั่นด้านล่าง (ที่หมายเลข 1) จากนั้นให้คลิกขวาที่เมนู Contacts ต่อมาให้กดเลือก “New Folder” 2. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง Create New Folder ให้กรอกชื่อโฟลเดอร์ที่ช่อง Name ที่หมายเลข 1 และเลือกโฟลเดอร์ “Contacts (This computer ...
วิธีลบ รายชื่อที่ติดต่อ
1.คลิกขวาที่รายชื่อที่ต้องการลบ จากนั้นกดที่เมนู “Delete” ตัวอย่างเลือกชื่อ “TIPYADA” 2. หลังจากกดที่ Delete แล้วรายชื่อที่เลือกก็จะหายไป
วิธีแก้ไขรายชื่อที่ติดต่อ
วิธีที่ 1 กดคลิกขวาที่ชื่อผู้ติดต่อ จากนั้นกดที่ “Open” จะปรากฏตามรูปที่ 2 2. หากแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้กด “Save” เสร็จสิ้นขั้นตอน
การบันทึกรายชื่อและอีเมลของผู้ติดต่อใหม่
1. ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่ออีเมล และจะมีหน้าต่างปรากฏเพื่อให้เปลี่ยนชื่อและแก้ไขข้อมูลอื่นๆ 2. แก้ไขชื่อที่ช่อง “Display Name” ให้กรอกข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ หากกรอเรียบร้อยแล้ว กด “OK” เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน
วิธีเพิ่มรายชื่อใน CONTACT GROUP
1. เข้าที่ฟังก์ชั่น “Contact” จากนั้นกดที่ “Add New Group” เพื่อเริ่มสร้าง Group 2. จากนั้นดับเบิ้ลคลิก หรือคลิกขวาเลือก “New Contact” 3. จะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นมาเพื่อให้ใส่ข้อมูล (ตามรูปที่ปรากฏ) หลังจาก เพิ่มข้อมูลแล้ว ให้กด “Save & Close” 4. หน้า ...
ธงแดง (FLAG)
1. ในหน้า Inbox ของ Outlook ทางส่วนของจดหมายขาเข้า ในหัวข้อ E-mail ทางด้านขวามือ เมื่อนำเม้าไปชี้ที่อีเมลจะเห็นว่า มีสัญลักษณ์รูปธง 2. เลือกอีเมลที่ต้องการระบุว่ามีความสำคัญ เช่น ด่วน, ด่วนมาก, สำคัญมาก, ยังอ่านไม่จบ หรือรอการตอบกลับ เป็นต้น 3. ...
READ RECEIPT
1. ไปที่ “Tools” กดเลือก “Options” 2. กดเลือก “E-mail Options” 3. กดเลือก “Tracking Options” 4. เมื่อเข้าที่ “Tracking Options” ภายใต้หัวข้อ For all messages sent, request : Delivery receipt confirming (ส่งใบตอบรับเมื่ออีเมลส่งถึงเซิฟเวอร์ผู้รับ) ...
การจัดเรียงอีเมล
แถบเมนู “view” ให้คลิก “ArrangeBy” แล้วคลิกการจัดเรียงที่ต้องการ - Date จัดเรียงตามวันที่ - Conversation จัดเรียงตามชื่อเรื่องของข้อความหรือหัวข้อ ลำดับการจัดเรียงของรายการ - From จัดเรียงข้อความตามชื่อบนบรรทัด จาก และเรียงลำดับตามวันที่ที่ได้รับ ...
ตั้งค่าไม่ให้ เมล์เข้า JUNK MAIL
1. กดที่ “Action” เลือก “Junk E-mail” จากนั้นเลือก “Junk E-Mail Options…” 2. จะปรากฏหน้า Junk Email Options กดที่ “Safe Senders” จากนั้นกดที่ “Add” เพื่อเพิ่มอีเมล ในรูปตัวอย่างจะใส่อีเมลชื่อ “test@mailmaster.co.th” จากนั้นกด “Ok” 3. ...
การ BACKUP (EXPORT)
1. คลิกที่เมนู “File” เลือก “Import/Export” 2. จะปรากฏหน้า Import and Export Wizard ให้เลือก “Export to a file” จากนั้นกด “Next” 3. ให้เลือก “Personal Folder File (.pst)” และกด “Next” 4. จากนั้น ให้คลิกที่อีเมล์ (ตามรูปตัวอย่าง) และเลือก “Include ...
การ IMPORT FILE
1. คลิกที่เมนู “File” เลือก “Import/Export” 2. จะปรากฏหน้า Import and Export Wizard ให้เลือก “Import from another program or file” จากนั้นกด “Next” 3. ให้เลือก “Personal Folder File (.pst)” และกด “Next” 4. เลือกที่จัดเก็บไฟล์ ...
Next page